A utilização de salas virtuais – conhecidas como videoconferências – para reuniões entre pessoas fisicamente distantes é uma realidade atualmente, principalmente neste cenário de pandemia, e constitui verdadeira necessidade no mundo corporativo, já que viabiliza economia de tempo e dinheiro. No último dia 20 de maio, por exemplo, o Instituto de Fomento e Coordenação Industrial (IFI) estava envolvido concomitantemente em cinco videoconferências e contou com o apoio da Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CVD-TI) para a preparação do ambiente de três delas. As outras duas foram administradas pela Divisão de Certificação de Produto Aeroespacial (CPA), que já adquiriu know-how para gerir suas próprias reuniões virtuais.
Vale ressaltar que o IFI dispõe, já há alguns anos, de uma sala física dedicada exclusivamente à realização de videoconferências, localizada entre os prédios X1-A e X1-C, com sistema de áudio e vídeo composto por câmera multidirecional, TV de 43”, microfone e alto-falante. Quanto ao software, a CVD-TI está habilitada a apoiar a utilização do programa Cisco Webex Meetings, cuja licença foi recém-adquirida pela Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) da FAB, e as contas enviadas às divisões, o que permite o agendamento e o convite dos participantes para videoconferências organizadas pelo instituto.
Para a realização de videoconferências no IFI, a CVD-TI orienta:
Deve-se pensar sobre a criticidade do(s) assunto(s) a ser tratado(s) na futura reunião.
O organizador da reunião deve, preferencialmente, utilizar o software recomendado pela DTI da FAB, o Cisco Webex Meetings.
Sempre que possível, deve-se utilizar a sala própria para videoconferências do IFI, que deve ser reservada através da página da intranet do instituto.
Ao agendar a sala para videoconferências, deve-se solicitar o suporte à CVD-TI para teste, preparação e início da reunião através de mensagem para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., com pelo menos 48 horas de antecedência, se possível.
Caso o IFI seja convidado na reunião, não se deve esquecer de encaminhar à CVD-TI o link de acesso à sala virtual e um telefone de contato com a área de tecnologia da informação do órgão organizador.
Sempre indicamos que seja realizado um teste de conexão em data e/ou horário anteriores aos da reunião de fato, preferencialmente com a presença do solicitante.
Por fim, é importante lembrar que, por ser baseada em uma conexão de internet, nada garante a qualidade da imagem e do som durante a reunião, mesmo que o teste seja realizado com sucesso.
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